Las oficinas virtuales se están volviendo más comunes a medida que las fuerzas laborales hacen la transición a estructuras más híbridas y remotas.
Una oficina virtual puede ser un excelente punto intermedio para eliminar por completo un edificio de oficinas y pagar por un edificio que rara vez se utiliza.
Las oficinas virtuales tienen más beneficios que simplemente permitirle espacio en un espacio de oficina completo. Estos son diez sorprendentes beneficios de tener una oficina virtual.
Servicios de correo
La mayoría de las oficinas virtuales ofrecen algún tipo de servicio de correo. El correo es esencial porque debe tener una dirección postal para registrar su empresa correctamente.
Los servicios de oficina virtual pueden proporcionar una dirección postal virtual o un apartado postal dentro de la oficina por un costo relativamente bajo. Algunos servicios de correo pueden incluso permitirle administrar todo su correo desde una aplicación, por lo que ni siquiera tendrá que ir a la oficina cada vez que reciba correo.
Tener una solución de correo también le permite enviar correo a los clientes con fines de marketing y recibir comentarios del correo.
Si tiene un negocio que requiere envíos, un servicio de correo también puede ayudarlo a ahorrar en el envío y realizar un mejor seguimiento de sus paquetes.
Teléfono
Hablar por teléfono puede no parecer tan crucial como antes debido a la prevalencia del correo electrónico y las videoconferencias.
Sin embargo, tener un número de teléfono sigue siendo fundamental para ser propietario de una empresa. Muchos clientes prefieren llamar y hablar con alguien en vivo para presentar quejas de servicio al cliente o preguntas específicas sobre productos o servicios.
Una oficina virtual a menudo tiene desvío de llamadas o incluso una recepcionista virtual o en la oficina para ayudarlo con todas las comunicaciones telefónicas.
Espacio para reuniones
Muchos empleados remotos han expresado que extrañan la interacción social al estar en una oficina.
También hay algunos clientes o socios que quizás aún quieran reunirse en persona. Un espacio de oficina virtual con espacios de coworking y salas de conferencias puede abordar estos problemas a la perfección.
Los equipos pueden reunirse ocasionalmente para discutir proyectos y socializar en la sala de conferencias o espacios de coworking de una oficina virtual.
También puede reservar salas de conferencias para reunirse con socios o clientes que quieran reunirse cara a cara.
Ahorro de costos
Alquilar un espacio de oficina puede conllevar muchos gastos generales. Además del alquiler, a menudo hay que pagar servicios públicos como electricidad, agua, calefacción y aire.
Una vez que tenga el espacio de oficina, deberá amueblar y decorar el área para permitir que los empleados trabajen. La instalación de una oficina virtual puede resultar mucho más económica.
En las configuraciones de oficina virtual con un espacio físico para reuniones, el alquiler es mucho más económico ya que se divide entre varias personas y también viene preamueblado. Puede eliminar por completo todos los costos de alquiler de una instalación sin espacio físico.
Los empleados remotos suelen ser responsables de crear su propia configuración de oficina y tal vez reciban un estipendio para ayudarlos a crear una oficina en casa. Estos costos son mucho menores que los de un espacio de oficina tradicional.
Flexibilidad
Una de las principales razones por las que los empleados disfrutan del trabajo remoto o híbrido es su flexibilidad. Las oficinas virtuales permiten mucha de esa flexibilidad.
Puede elegir entre muchas configuraciones de oficinas virtuales diferentes y personalizarlas en gran medida para satisfacer las necesidades de su empresa.
Trabajar desde una oficina virtual permite que todos tengan más flexibilidad en sus ubicaciones geográficas y horarios de trabajo, lo que ayuda a las empresas a tener más horas de trabajo y obtener más talento de personas calificadas que tal vez no vivan donde se encuentra la sede.
Imagen empresarial
Las oficinas virtuales a menudo le proporcionan una dirección postal de una ciudad solicitada, lo que ayuda a mejorar la imagen de su empresa.
Si bien encontrar una ubicación real de oficina en una gran ciudad o en varias ciudades puede no ser factible para muchas empresas, una dirección de oficina virtual puede proporcionarle una dirección que le ayude a establecer raíces allí.
Tener una instalación en diferentes áreas puede ayudar con la expansión del negocio, e instalarse en áreas muy solicitadas puede incluso ayudar a que sus clientes confíen más en usted.
Acceso a los servicios
Tener una oficina virtual puede brindarle muchos de los beneficios ya mencionados, como recepcionista, teléfono o servicios de correo, pero hay más beneficios que podría obtener de una oficina virtual.
Una oficina virtual tendrá una infraestructura establecida y probablemente tendrá Internet confiable y de alta velocidad y computadoras a las que cualquiera que trabaje en el espacio pueda acceder.
También pueden tener servicios de impresión y fax disponibles. Si desea asegurarse de poder mantener la moral de los empleados con refrigerios en la sala de descanso, puede buscar un espacio de oficina virtual con espacio de cocina.
El uso de una oficina virtual significa que no tiene que lidiar con ningún problema de mantenimiento, ya que las instalaciones de su espacio serán responsables de ello.
Mayor privacidad y seguridad
Si bien a algunos les preocupa que el trabajo remoto e híbrido pueda resultar en más seguridad y privacidad cuestiones, puede ocurrir lo contrario.
Incluir la dirección de la oficina virtual para todas las comunicaciones en lugar de las direcciones personales es crucial para mantener la información personal de los empleados segura y privada.
También puede evitar problemas al proporcionar números de teléfono personales y direcciones de correo electrónico si tiene teléfonos y correos electrónicos de la oficina.
Éxito de los empleados
Muchos empleados disfrutan de la flexibilidad y el equilibrio entre la vida personal y laboral que les brinda el trabajo remoto o híbrido.
Cuando los empleados tienen una mayor satisfacción laboral, trabajan de manera más eficiente y productiva.
Dado que los empleados pueden establecer mejor sus horarios y gestionar su jornada laboral, cumplirán los plazos de forma más consistente y trabajarán de manera más eficiente.
Con el trabajo remoto, también puedes aprovechar un grupo de talentos mucho mayor y terminar con las mejores personas para el trabajo. Su fuerza laboral también puede tener una mejor salud física y mental.
Como no tienen que preocuparse por un viaje matutino, pueden dedicar más tiempo a hacer ejercicio o dormir un poco más por la mañana.
Los empleados también pueden cocinar comidas saludables en casa durante todo el día.
Más respetuoso con el medio ambiente
Si tu empresa valora la sostenibilidad, las oficinas virtuales son más respetuosas con el medio ambiente que las tradicionales.
Las oficinas son una fuente importante de residuos, ya que los desplazamientos diarios generan una gran cantidad de emisiones de carbono y consumo de combustibles fósiles.
Las oficinas virtuales también utilizan archivos digitales en lugar de imprimir todos los archivos en papel.
Envolver
Si está considerando cambiarse a una oficina virtual, considere estos beneficios. Una oficina virtual puede ayudar a su empresa a obtener los servicios, el éxito de los empleados y la flexibilidad que el trabajo remoto e híbrido puede ofrecer.
