10 elementos esenciales para el plan de proyecto perfecto que necesitas

¿Qué es lo que necesitas en un proyecto perfecto?

Considere esta palabra de cuatro letras. Puede ser un verbo. O puede ser un sustantivo. Lo usas en ambas formas, muchas veces al día. Quizás estés pensando en salir esta noche, pero ¿cuál es el plan de juego? ¿Y es el plan de proyecto perfecto que necesitas?

Estás planeando que así sea. Usted es la parte interesada en ese plan. Si no lo planificó adecuadamente, no será una velada divertida, lo que significa que su plan habría fracasado. Por lo tanto, no sería un plan de proyecto perfecto lo que necesita.

Te des cuenta o no, todo lo que haces, cada proyecto que emprendes, comienza con un plan. Puede ser simplista o sofisticado, pero existe un plan. Usted tiene un interés personal en el resultado de ese plan, bueno o malo. Por lo tanto, esto te convierte en una parte interesada.

Por lo tanto, lo que está en juego puede aumentar cuando el plan involucra negocios. Este es el momento en el que es crucial prosperar para crear el . Usar estos 10 elementos esenciales puede ayudarte a crear el plan de proyecto perfecto que necesitas hoy.

Ponte el Ritz

La comida y la bebida suelen ser el punto central de muchas reuniones de negocios. Por el bien de este artículo, imaginemos que usted está en la industria de la restauración.

Se le ha encargado producir una gala elegante. Su cliente quiere que usted “se ponga el Ritz”, es decir, que lo convierta en una producción perfecta y ostentosa. ¡Ahora, desafío!

#1 Necesitas delinear el plan de proyecto perfecto que necesitas

Usted y su cliente son las partes interesadas. Juntos, deben determinar los criterios que conducen a la tarea en cuestión. ¿Cuáles son los objetivos y prioridades del proyecto? ¿Hay alguna expectativa de usted y su equipo?

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Debe crear un esquema a seguir durante todo el proyecto. Por lo tanto, un esquema sólido y detallado es como un mapa que conduce a su destino, su plan de proyecto perfecto.

#2 Necesitas crear una lista para un plan de proyecto perfecto

En su esquema, debe enumerar todos los objetivos de este proyecto. Cuando piensa en nuestra Ritzy Gala, el cliente obviamente quiere dejar una impresión duradera.

El objetivo aquí es crear un “factor sorpresa” que sorprenderá a su invitado.

Junto con el objetivo, necesita una visión clara de todos los requisitos para satisfacer las necesidades de sus clientes. Al enumerar cada elemento de la estructura, proporciona una descripción gráfica del objetivo y garantiza una mejor comprensión de las necesidades del cliente.

Sin embargo, si no hace esto, no será productivo. Pero cuando describe estos detalles, permite que todos estén en la misma página. Ahora, el proyecto tendría menos probabilidades de sufrir costosos problemas de comunicación y sería más productivo.

#3 Necesitas desarrollar una declaración del alcance del proyecto

La declaración del alcance del proyecto puede consistir en, entre otras, preguntas relevantes como: ¿Cuál es el objetivo de este proyecto? Al mismo tiempo, ¿qué estás tratando de lograr? ¿Hay diferentes tipos de personas involucradas? ¿Qué ideas tienes? ¿Hay alguna línea de tiempo que estés mirando?

Puede obtener más información sobre la creación de una declaración del alcance del proyecto en bit.ly/ProjectPlanning

#4 Necesitas información específica para el plan de proyecto perfecto que necesitas

Registre todos los detalles de su proyecto en términos específicos. En el caso de nuestra “Gala Ritzy”, necesitarás hacer una lista de cada elemento como el menú de comida, elección de bebidas, entretenimiento, etc.

Por tanto, esta es tu pauta para entender exactamente lo que el cliente espera de ti. También le permite imaginar usted mismo el proyecto terminado.

#5 Necesitas detallar tu horario

Para hacer el plan de proyecto perfecto que necesita, no hay lugar para estimaciones. En consecuencia, sea específico sobre el cronograma final exacto de las fechas del pedido, los plazos de entrega y los arreglos finales.

No importa qué proyecto emprenda, desviarse de la fecha de entrega puede tener un efecto devastador para sus partes interesadas.

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Como resultado, ¿mantenerse en el objetivo? Garantiza una transición fluida de principio a fin.

#6 Necesitas evaluar todos los riesgos

Ley de Murphy: “Lo que puede salir mal, saldrá mal”. Siempre puedes contar con algún inconveniente menor que altere el plan de juego perfecto.

Así que prepárate para esperar lo inesperado. Por lo tanto, sea proactivo e intente identificar cualquier peligro.

Intenta siempre crear un “Plan B”. Necesita un plan de “qué pasaría si” en caso de que algo falle. Por ejemplo, considere nuestro escenario de la Ritzy Gala.

Es un administrador de proyectos inteligente, que revisa periódicamente la lista detallada, el cronograma y la declaración de alcance del proyecto para garantizar que todos los aspectos del proyecto estén cubiertos antes de la fecha límite final.

Quieres que esta gala se desarrolle sin problemas. ¿Quieres crear un proyecto perfecto?

#7 Necesitas definir roles y responsabilidades

Este es quizás el elemento más importante para un plan de proyecto perfecto. Asigne una tarea/rol a cada persona específica. Aclarar con cada persona sus tareas, sus fechas de entrega, sus plazos finales. Sin dejar nada al azar.

Asegúrese absolutamente de que comprendan su responsabilidad por el papel que desempeñan para garantizar el plan de proyecto final perfecto que necesita. Exígales que le informen y le actualicen continuamente sobre su progreso.

#8 Necesitas asignar recursos para un plan de proyecto perfecto

¿Recuerdas cuando estabas en clase de gramática inglesa y tenías que esbozar una frase? Recuerda haber pensado: “¿Por qué tengo que aprender estas tonterías?

Nunca lo usaré otra vez.” No te diste cuenta entonces, te ayudó a entender qué papel desempeñaba cada palabra en la formación de esa frase.

Del mismo modo, en un esfuerzo por formular un plan de proyecto perfecto, un diagrama visual A especificará las funciones y responsabilidades de cada persona de su equipo. Pone todo el proyecto en perspectiva.

Por lo tanto, es necesario ver el panorama completo. Y el diagrama de clase hará precisamente eso. Asegúrese de incluir fechas y horas del calendario específicas de cualquier entrega y plazo. Como resultado, resaltarlos en amarillo limón realmente refuerza el mensaje.

#9 Necesitas un plan de calidad

La calidad no debe sacrificarse por la perfección. Calidad y perfección van de la mano. Además de centrarse en el plan de proyecto perfecto, también debe centrarse en brindar servicios y productos de alta calidad a su cliente.

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Para lograr este objetivo es necesario crear un proceso específico. Como director de proyecto, debe asegurarse de tener al final un producto de calidad.

Por esta razón, es necesario asignar personas específicas para que se encarguen del control de calidad en todo el proyecto. Es mejor identificar los peligros potenciales temprano que tarde.

Estos controladores también deben tener pautas y detalles para informar actualizaciones de calidad y posibles obstáculos que podrían causar retrasos en el cumplimiento del plazo. La comunicación constante con el equipo de control de calidad es un plan de proceso perfecto.

#10 Necesitas un plan de comunicación

La comunicación es el pegamento que mantiene unido cada proyecto. Debe estar sincronizado con su cliente. Debe crear un marco de comunicación para usted y las demás partes interesadas de este proyecto.

Este esquema debe incluir una comprensión completa de lo que se espera de usted. Debe incluir fechas y cronogramas específicos para discutir las actualizaciones, cambios y posibles problemas del proyecto.

Más importante aún, como director de proyecto, debe tener una descripción precisa de su función como tomador de decisiones con respecto a este proyecto.

Necesita saber exactamente qué decisiones necesitan aprobación. Necesita saber qué decisiones son independientes. Finalmente, lo más importante es que necesita saber qué tipos de libertades puede tomar para garantizar una

Estos consejos te los trae

Infografía ofrecida por Escribir Empresa de software de gestión de proyectos.

¡Me encantaría escuchar en los comentarios a continuación cómo creas tu plan de proyecto perfecto hoy!

Propietario en Inspire To Thrive, Inc.

A Lisa le encanta ayudar a otros a prosperar en línea a través de las redes sociales, los blogs y el SEO. ¿De qué sirve el conocimiento si no puedes compartirlo con otros?

Tiene más de 30 años de experiencia en marketing/publicidad con 11 años de experiencia en marketing de contenidos, redes sociales, blogs y SEO.

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