Los equipos legales son hilos esenciales en el tejido de empresas y organizaciones más grandes. Sin estos grupos, las empresas se vuelven más vulnerables a los problemas de cumplimiento normativo y pueden tener problemas para realizar funciones típicas, como la contratación. Debido a que los equipos legales dedican mucho tiempo a la investigación, el papeleo y las negociaciones, necesitan todo el apoyo posible.
Todos esos detalles pueden resultar complicados de rastrear, organizar y transmitir entre las partes interesadas individuales. Por eso es fundamental respaldar a su departamento jurídico con un conjunto completo de herramientas. La combinación adecuada hace que las tareas diarias del grupo sean más eficientes y ágiles. A continuación, analizaremos cuatro herramientas que pueden ayudar a los empleados de su equipo legal con sus procesos y actividades rutinarios. Exploraremos cuatro herramientas clave diseñadas para mejorar su operaciones del departamento legal significativamente. Estas herramientas estratégicas pueden ayudar a su equipo legal a realizar sus tareas y actividades habituales de manera más eficiente y precisa.
1. Software de gestión de contratos
Los contratos son una gran parte de lo que supervisan los abogados y asistentes legales. Algunos contratos, como los acuerdos de confidencialidad, pueden estar estandarizados para empleados y proveedores. Sin embargo, otros documentos contractuales requieren un esfuerzo y una personalización adicionales.
Independientemente de los contratos que traten los equipos legales, existe la necesidad de firmas y mantenimiento de registros. También deben permitir las negociaciones de contratos reales, redactar contratos y sincronizarse con los demás departamentos involucrados. Agilizar los flujos de trabajo, recopilar firmas digitales y distribuir o almacenar contratos electrónicamente eliminará muchos inconvenientes para su personal jurídico. A plataforma de gestión de contratos aborda todas estas demandas de apoyo.
La mayoría del software de gestión de contratos permite a los equipos legales crear y gestionar flujos de trabajo que reducen o eliminan los correos electrónicos. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede enviar contratos de un miembro del equipo a otro para realizar adiciones o cambios. El mismo proceso distribuirá los documentos para revisiones finales, aprobaciones y firmas. Además, el software almacenará copias individuales de los contratos de todas las partes, lo que reducirá las posibilidades de que se extravíen.
2. Plataformas de investigación
Las estadísticas de la Asociación de Abogados de Estados Unidos revelan que los abogados gastan alrededor del 18% de su tiempo diario de investigación. Muchos comienzan con las mismas herramientas de investigación en línea que la mayoría de la gente usa para investigaciones generales o cotidianas. Piense en motores de búsqueda en línea y medios de noticias legales, incluidas opciones gratuitas y de pago.
Recopilar hechos y datos de esta manera no siempre es la ruta más eficiente. Los equipos legales deben encontrar y clasificar información de múltiples fuentes. Además, los abogados y asistentes legales deben perfeccionar sus estrategias de búsqueda, como elegir palabras clave relevantes y técnicas de búsqueda en línea. Pueden perder productividad mientras descubren qué funciona mejor para cada fuente de información mediante prueba y error. Sincronizar y compilar datos de varias fuentes también puede consumir mucho tiempo.
Afortunadamente, las soluciones de software de investigación jurídica pueden reunir todas esas fuentes de datos en una sola plataforma. Los abogados y su personal de apoyo pueden localizar lo que necesitan sobre un tema con una sola búsqueda. Podría ser el mandato de un estado sobre la paga por enfermedad o una ley que describa procedimientos específicos para informar violaciones de datos. También podrían ser casos legales anteriores que respalden argumentos a favor de un precedente establecido. Los equipos pueden ahorrar tiempo de búsqueda y centralizar automáticamente toda la investigación relevante.
3. Herramientas de colaboración
Las herramientas de colaboración ayudan a los miembros de los equipos legales a combinar sus esfuerzos individuales y mantener las tareas en movimiento, a pesar de los diferentes lugares o horarios de trabajo. Estas herramientas facilitan la gestión y comunicación de detalles críticos, como los plazos. Los equipos legales también pueden mantener informados a los empleados de otros departamentos y garantizar que las partes relevantes aprueben sus contribuciones.
Por ejemplo, algunas empresas pueden trabajar con clientes del sector público y presentar solicitudes de propuestas de forma rutinaria. Puede ser necesario un proceso de licitación para las organizaciones del sector público que compren soluciones que excedan montos específicos en dólares. Los gerentes o directores de esas organizaciones solicitarán solicitudes de propuestas a los proveedores. Por lo general, las empresas o proveedores que envían RFP siguen requisitos de documentos predeterminados y borradores de acuerdos de muestra.
Es posible que los departamentos legal, de ventas y de finanzas deban trabajar juntos para redactar esos documentos y acuerdos. El software de colaboración permite que todos vean cómo progresan las tareas, quién debe ser el próximo en intervenir y qué plazos deben cumplirse. Los abogados no perderán tiempo innecesario en reuniones o hablando por teléfono, ya que las funciones de la herramienta de colaboración explicarán lo que todos los contribuyentes deben saber. Pueden comunicar cualquier comentario o cambio de último momento en todos los ámbitos a la vez.
4. Software de automatización de documentos
Los contratos no son los únicos documentos que manejan los equipos legales. Otros ejemplos comunes incluyen comunicaciones internas y externas de rutina, listas de verificación de cumplimiento y acuerdos relacionados con recursos humanos. Es posible que las empresas necesiten que sus empleados firmen acuerdos de confidencialidad y los pongan a disposición a través de portales de recursos humanos. Es posible que los departamentos legales también quieran modificar o actualizar estos acuerdos a medida que cambien las leyes laborales o los requisitos de cumplimiento.
Las empresas con empleados que trabajan con clientes en varios estados también pueden operar bajo diferentes leyes de privacidad del consumidor. El Ley de Privacidad del Consumidor de California es un ejemplo. Los múltiples requisitos de cumplimiento hacen que el trabajo de un equipo legal de redactar y gestionar los acuerdos aplicables con los empleados sea más complicado. Pero el software de automatización de documentos reduce algunas de esas complejidades y simplifica las obligaciones de una empresa.
Las herramientas de automatización de documentos también ofrecen plantillas para cartas y otras comunicaciones que los equipos legales crean con frecuencia. No es necesario empezar desde cero ni investigar las mejores prácticas. Los miembros del equipo legal pueden personalizar ciertos detalles y automatizar notificaciones específicas. Otra cosa que puede hacer el software es enviar automáticamente comunicaciones de rutina según condiciones o activadores preestablecidos. Esto les da a los abogados y a su personal de apoyo tiempo adicional para concentrarse en tareas más complejas.
Herramientas de apoyo para equipos legales internos
Lo más probable es que su equipo legal tenga que trabajar a un ritmo rápido mientras cumple con plazos cruciales. El grupo también debe cuidar la letra pequeña, asegurándose de que todos los detalles estén en orden. Las ineficiencias y las interrupciones no le harán ningún favor a su equipo legal ni a su empresa. Pero al proporcionar al personal jurídico herramientas que hagan que sus procesos sean más eficientes, potenciará su éxito en lugar de impedirlo.
